Dematerializzazione del protocollo Saas
Risparmio del 40% con l'adozione del cloud
La Corte dei conti è un organo di garanzia della legalità e del buon andamento dell’attività amministrativa.
Il suo scopo è controllare la gestione delle risorse pubbliche, a garanzia dell’utilizzo appropriato ed efficace dei fondi, la ricerca di una gestione finanziaria rigorosa, la regolarità dell’azione amministrativa e dell’informazione dei poteri pubblici e della popolazione tramite la pubblicazione di relazioni obiettive.
Lo scenario
I sistemi informativi della Corte dei conti, negli ultimi anni sono stati in larghissima parte ripensati nell’ottica cloud first, puntando sul modello di erogazione del cloud pubblico. Una scelta che ha visto l’Amministrazione fare da apripista e che è poi diventata lo standard raccomandato dal Piano Triennale per l’Informatica nella PA.
Proseguendo nella strategia delineata, Corte dei conti stava cercando un Sistema di Protocollo in sostituzione del sistema on premise già in utilizzo, funzionalmente ancora valido ma vincolato dall’obsolescenza della tecnologia di implementazione.
Corte dei conti era alla ricerca di una soluzione SaaS, con una roadmap evolutiva e di innovazione tecnologica già delineata per supportare le proprie esigenze nel tempo.La soluzione doveva inoltre essere integrabile con la piattaforma Microsoft – nello specifico con il repository documentale SharePoint – e con i tanti verticali già in uso a sostegno del core business. Obiettivo dell’Amministrazione era anche il contenimento dei costi di manutenzione della precedete soluzione, fortemente personalizzata.
Il cliente aveva la necessità di garantire alti livelli di sicurezza informatica e di mantenere un rigoroso controllo dei livelli di autorizzazione e accesso alle informazioni all’interno dello stesso applicativo, in relazione alla delicatezza dei processi e delle informazioni gestite.
Abbiamo risposto alla gara di Corte dei conti con l'applicativo CiviliaNext Protocollo, la soluzione nativamente cloud sviluppata per la Pubblica Amministrazione e già utilizzata da oltre 800 Enti in Italia.
La soluzione
Corte dei conti è un Ente molto grande e complesso che gestisce il sistema di protocollo in maniera differente rispetto alle Amministrazioni Locali, estremizzando alcune funzionalità del documentale come ad esempio:
- la gestione di tipologie documentarie specifiche con eventuali forme proprie di registrazione (repertori);
- flussi interni di assegnazione e scambi tra Aree Organizzative Omogenee (AOO) differenti dell’Ente tramite funzioni di interoperabilità;
- la classificazione e fascicolazione dei documenti;
- il controllo rigoroso dei permessi di azione attribuiti agli utenti del sistema e delle visibilità concesse agli stessi in relazione alla funzione svolta, alla tipologia di processi e di documenti gestiti e al loro eventuale livello di riservatezza.
Abbiamo risposto alla gara di Corte dei conti con l’applicativo CiviliaNext Protocollo, la soluzione nativamente cloud sviluppata per la Pubblica Amministrazione e già utilizzata da oltre 800 Enti in Italia. La soluzione, perfettamente aderente ai criteri di selezione richiesti, ha trovato immediato riscontro positivo corrispondendo alle aspettative dell’Amministrazione e ha permesso anche a Corte dei conti di contribuire attivamente alla roadmap di sviluppo già definita, portando ulteriore innovazione di prodotto a vantaggio di tutti i clienti della soluzione.
Il cliente ha infatti partecipato allo sviluppo individuando parte dei requisiti mancanti e prioritari di specifiche funzionalità (Es.: Sviluppo del sistema di repertorio per forme di registrazione interne all’Ente che oggi permette la gestione dei metadati dinamica a corredo dei documenti).
Grazie ad un’analisi approfondita delle esigenze e dello status dei sistemi in uso, nonché alla conoscenza verticale dei modelli logici di accesso dei principali sistemi documentali, abbiamo garantito gli standard di sicurezza richiesti. Utilizzando una metodologia scientifica basata su algoritmi implementati ad-hoc, è stato possibile riprodurre il rigoroso sistema di visibilità gerarchica definito nel precedente applicativo senza modificare le logiche proprie di Next. Ciò ha permesso di ottenere un maggior grado di flessibilità sulla gestione delle Access Control List (ACL) che sta consentendo all’Amministrazione di razionalizzare progressivamente la rappresentazione del modello organizzativo dell’Ente all’interno del sistema.
L’analisi e l’implementazione del progetto è durata circa 9 mesi durante i quali sono state definite nuove funzionalità, sviluppate le integrazioni tramite API con i sistemi verticali dell’Ente e applicate logiche ingegneristiche specifiche sulla migrazione dei dati.
Durante la migrazione, a completamento della mappatura tra i dati gestiti nei due applicativi, è stato necessario provvedere all’integrazione di dati relativi alle entità non gestite nell’applicativo di origine, alla gestione di numerose eccezioni derivanti dalle evoluzioni subite dal sistema nel tempo e da precedenti interventi di migrazione. Si è proceduto quindi con la bonifica dei dati, implementando tra le altre cose, nuovi tracciati e procedure.
Accanto al lavoro di bonifica, è stato effettuato un importante intervento in relazione alle AOO che il precedente applicativo non gestiva esplicitamente e che l’applicativo Next prevede a garanzia di riconducibilità, semplicità e chiarezza delle informazioni. L’operazione ha permesso di eliminare molteplici ambiguità e avere una chiara evidenza logica della gestione dei documenti, semplificando così anche le analisi delle performance e dell’utilizzo del sistema stesso. È stato possibile, inoltre, riallineare la struttura documentale reale a quanto comunicato all’indice IPA (Indice dei domicili digitali delle Pubbliche Amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi).
La messa in esercizio è stata gestita in 2 step: il primo ha previsto l’avvio in esercizio di 15 strutture territoriali pilota senza verticali specifici e, a 2 settimane di distanza, l’avviamento delle restanti 90 strutture complesse e del CNEL. Durante le operazioni sono stati migrati 16 anni di dati di protocollazione racchiusi in oltre 11 milioni di documenti.
La migrazione dei dati è avvenuta prima per lo storico e poi in due tranche nel fine settimana precedente all’avvio di esercizio. Il progetto ha coinvolto l’intera struttura, circa 3.000 utenti e 110 aree organizzative omogenee a cui afferiscono 4.000 livelli di organigramma e 10.000 voci di classificazione.
Nell’esecuzione della migrazione è stato seguito un approccio iterativo con numerosi step intermedi di verifica e tuning delle procedure di estrazione e di importazione, arrivando ad una esecuzione finale della migrazione che ha comportato, in relazione alla varietà e al volume di dati gestiti, la produzione e importazione di 16 tracciati per la gestione dei dati di configurazione dell’applicativo e 14 tracciati per la migrazione dei dati relativi a documenti e fascicoli, replicati per tutti gli anni di utilizzo del precedente sistema (per un totale di oltre 250 tracciati).
L’adozione del sistema da parte degli utenti è stata supportata attraverso corsi di formazione erogati tramite sessioni webinar, video tutorial e FAQ, guidando gli utenti non solo nel corretto utilizzo delle funzionalità dell’applicativo ma anche nella comprensione dei processi amministrativi e di gestione archivistica dei documenti.
Per lo sviluppo del progetto abbiamo adottato la metodologia Agile SCRUM, particolarmente apprezzata dal cliente che l’ha adottata internamente grazie al gruppo DevSecOps, di cui Deda Next è recentemente entrata a fare parte, che si occupa non solo del documentale ma anche di sicurezza e di valutare le esigenze dell’amministrazione, le soluzioni applicabili a livello tecnico, operativo e di processo, e di disegnare e guidare il percorso di innovazione continua dell’Ente.
Il progetto ha permesso a Corte dei conti di ottenere un risparmio economico sulla gestione della struttura SW e HW di oltre il 40% mantenendo tutti i livelli di sicurezza informatica garantiti dalla qualificazione AGID della soluzione scelta. Inoltre, ha potuto beneficiare dell'elevata flessibilità del sistema, caratteristica dei sistemi SaaS.
Il risultato
Dal punto di vista dell’efficacia e dell’efficienza, il più importante risultato è stato ottenuto durante l’emergenza COVID in cui, grazie all’architettura Cloud, l’Amministrazione ha potuto passare in modalità smart working in modo fluido in meno di 48 ore, senza alcuna interruzione di servizio.
Tra gli altri benefici della soluzione ci sono la semplificazione delle funzionalità applicative e il miglioramento dell’usabilità per gli utenti (customer experience) che ha permesso agli stessi di sviluppare la conoscenza utile a lavorare con i nuovi strumenti in tempi rapidi.
Dal punto di vista del governo, il nuovo prodotto fornisce strumenti per il monitoraggio complessivo dei processi. Grazie alla riorganizzazione dei dati per AOO esplicite, è stato infatti possibile implementare e migliorare le funzionalità di monitoraggio delle performance.
Il progetto prevede ulteriori sviluppi in relazione alla reingegnerizzazione dei processi interni, alla revisione della struttura organizzativa, degli organigrammi e del modello gestionale per i quali il nostro gruppo è già al lavoro.
