La trasformazione digitale della gestione documentale nella PA
La gestione documentale nella Pubblica Amministrazione sta attraversando un cambiamento radicale. Il passaggio dagli archivi cartacei a sistemi digitali sempre più evoluti ha progressivamente avvicinato il concetto di documento a quello di dato. Questa evoluzione, se da un lato migliora l’efficienza e l’accessibilità, dall’altro introduce nuove sfide legate alla corretta conservazione, alla capacità di interpretazione nel tempo e alla correlazione con informazioni provenienti da ambienti digitali eterogenei. Inoltre, emergono criticità legate alla garanzia di autenticità e integrità dei dati, elementi fondamentali per la loro affidabilità.
Per affrontare questi scenari, la transizione verso soluzioni digitali deve essere accompagnata da strategie precise e protocolli rigorosi. L’adozione di standard condivisi per i metadati e di formati di file interoperabili è essenziale per garantire la ricercabilità e la leggibilità dei documenti nel lungo periodo. Allo stesso tempo, la conformità alle normative vigenti in materia di archiviazione digitale rappresenta un aspetto imprescindibile per assicurare la validità giuridica delle informazioni. Nonostante i progressi significativi compiuti, restano ancora molte sfide aperte: dall’analisi delle criticità da affrontare alla definizione di soluzioni in grado di armonizzare e ottimizzare la gestione documentale digitale su scala nazionale.
Nel corso di un’intervista con FPA, il nostro Antonio Massari, Director of Service Line Digital Transformation Solutions di Deda Next, ha illustrato i progressi raggiunti nel campo della gestione documentale e le sfide che ancora attendono le Pubbliche Amministrazioni. Massari ha inoltre sottolineato l’impegno di Deda Next nel progettare soluzioni innovative che non solo supportino la digitalizzazione della PA, ma offrano valore concreto agli enti italiani.
Un esempio è Refer – Records for the Future, una piattaforma concepita per garantire la conservazione e l’accessibilità a lungo termine dei record digitali. Un archivio unico, progettato per resistere al tempo e assicurare la fruibilità dei contenuti anche a distanza di anni, indipendentemente dai sistemi originari con cui sono stati creati, segnando così un passo avanti decisivo nella tutela e nella valorizzazione del patrimonio documentale digitale.
