L’archivio unico rappresenta l’unico luogo dove un Ente dovrà registrare i propri record.
L’emergenza sanitaria COVID19 ha rappresentato un momento di discontinuità nei processi di digitalizzazione e dematerializzazione documentale già in atto oltre vent’anni nella Pubblica Amministrazione italiana. Il documento “nativo digitale” è improvvisamente divenuto l’unico tipo di documento gestibile dalle amministrazioni accelerando in modo impressionante un percorso di trasformazione, percorso che ci si era rassegnati a dover gestire attraverso un lungo periodo di parallelo.
Il vero e proprio shock digitale dovuto all’emergenza sanitaria non ha trovato le pubbliche amministrazioni impreparate, segno che il cambiamento tecnologico e culturale nell’organizzazione dei processi e del lavoro era in atto già da molto tempo.
Se è vero che nel corso degli ultimi venti anni tali profondi cambiamenti hanno modificato la modalità attraverso la quale le informazioni documentali vengono prodotte, gestite e scambiate non è cambiata la responsabilità che l’Ente si assume nei confronti dei propri interlocutori istituzionali, dei cittadini e delle imprese, rispetto alle caratteristiche che l’informazione deve avere: integrità, autenticità, collocazione temporale, contestualizzazione, provenienza, accessibilità. La garanzia di queste caratteristiche è la base della certezza del diritto di uno stato democratico.
La disciplina archivistica, o del record management, esprime dei valori di tipo assoluto: il trattamento dei record deve trasformarsi ma la loro esistenza deve essere mantenuta e preservata nel tempo
Una Pubblica Amministrazione deve dotarsi di un vero e proprio sistema degli archivi ovvero di un insieme di moduli che consentono la registrazione, la descrizione, la organizzazione dei “record”.
Si è voluto utilizzare il temine record facendo riferimento alle definizioni contenute nei principali standard internazionali quali ISO 15489, DoD 5015.02 e MoReq2010®, e non documento, per sottolineare il ruolo assolutamente centrale di questa componente nel funzionamento di ogni Ente pubblico e, in generale, di ogni organizzazione complessa soggetta all’osservanza di regole e a principi di trasparenza.
È responsabilità del sistema degli archivi garantire registrazioni formalmente valide, così come l’accessibilità alle informazioni: queste devono essere registrate secondo le regole di visibilità, sicurezza e accessibilità, anche nel lungo periodo. Un altro elemento che dev’essere garantito riguarda il diritto all’oblio, la coerenza dell’insieme complessivo dei record e delle loro relazioni, l’efficienza nell’accesso e la pulizia complessiva dell’archivio, anche attraverso il ricorso alle operazioni di scarto controllato e verifica dei record non più necessari.
Le componenti del sistema degli archivi
Il sistema degli archivi è costituito da più componenti, è appunto un sistema. I suoi elementi principali sono l’archivio corrente, l’archivio di deposito e l’archivio storico, le cui definizioni, scopi e modalità di funzionamento sono patrimonio comune e cruciale della prassi archivistica italiana.
La quasi totalità dei sistemi informativi nati per la gestione documentale e il protocollo informatico nei primi anni 2000 si sono concentrati esclusivamente sull’archivio corrente. Questo elemento ha determinato non pochi problemi, col passare degli anni, relativamente ai costi di esercizio, alle performances, alla gestione delle riorganizzazioni, alle politiche di scarto spesso non applicate.
L’arrivo del digitale e l’introduzione della conservazione
L’impianto normativo italiano prevede che i documenti nativi digitali siano inviati in conservazione. Alla prova dei fatti nessuna delle definizioni classiche di archivio si adatta perfettamente a descrivere l’insieme dei record che vengono inviati in conservazione.
Può accadere, infatti, che un record ancora nella fase attiva venga inviato in conservazione e che venga mantenuto ancora sul sistema corrente; così come può succedere che il record inviato in conservazione perda, nel versamento, numerose informazioni come la relazione con i fascicoli o con gli altri record dell’archivio o altri metadati.
Tali fenomeni derivano da una non completa standardizzazione del modello concettuale a cui i vari gestori dei sistemi di conservazione digitale si ispirano ed alla carenza di regole di interoperabilità. Di fondamentale importanza sarà quindi una chiara definizione di policy per la gestione del ciclo di vita di un record all’interno del sistema degli archivi e di tutte le sue componenti.
L’archivio unico rappresenta l’unico luogo dove un Ente dovrà registrare i propri record
Il sistema degli archivi deve essere elevato al rango di Archivio Unico dell’Ente fornendo all’Amministrazione e ai suoi interlocutori, cittadini e imprese, uno strumento formidabile di certezza, efficienza e trasparenza.
Occorre poi aggiunger alla caratteristica di unicità anche quella di completezza: chiunque ritenga di possedere un record, sia che si tratti di una persona sia che si tratti un’applicazione, dovrà registrarla nel sistema degli archivi. È questa la base portante del concetto di Archivio Unico.
Le condizioni per rendere il sistema degli archivi un Archivio Unico sono di natura tecnica, ma soprattutto di tipo organizzativo e strategico. Per rendere un archivio unico l’Amministrazione dovrà emanare delle direttive con cui mettere in moto interventi di tipo evolutivo sulla quasi totalità dei sistemi software esistenti all’interno dell’Ente: si tratta di una trasformazione necessaria per far sì che qualsiasi record da registrare sia ufficializzato solo ed esclusivamente attraverso l’Archivio Unico.
Il sistema degli archivi dovrà essere raggiungibile esclusivamente attraverso delle API, lasciando così agli applicativi verticali, ai sistemi di BPM, a scrivanie virtuali o a sistemi per utenti specializzati, il compito di offrire le funzionalità per la gestione efficace dei processi digitali.
