Standardizzazione della piattaforma dei servizi digitali
La Regione Basilicata abbraccia un territorio 9.992 km2 e serve circa 538 930 abitanti. I processi di digitalizzazione rivestono un ruolo fondamentale per lo sviluppo sociale ed economico del territorio abilitando un percorso di integrazione, rinnovamento, trasparenza e democratizzazione.
Tale percorso fa leva, da un lato, sul ripensamento dei processi, sulla misura delle prestazioni e sulla responsabilizzazione dell’Ente, dall’altro sulla realizzazione di nuovi servizi per i cittadini e le imprese.
È con questa visione che dal 2012 la Regione Basilicata promuove la diffusione delle tecnologie digitali e favorisce l’accesso ai servizi online della Pubblica Amministrazione.
Lo scenario
Con l’obiettivo di promuovere la fruizione digitale dei servizi, semplificarne l’accesso e ridurre gli oneri a carico di cittadini e imprese, Regione Basilicata aveva la necessità di sviluppare una piattaforma di servizi unitaria che salvaguardasse gli investimenti già fatti. Per questo necessitava della riprogettazione dell’infrastruttura software, del ridisegno dei processi interni e dello sviluppo di applicazioni web integrate con i sistemi di PEC, firma digitale, gestione documentale e con le piattaforme nazionali di autenticazione e pagamento (SPID e pagoPA).
Uno dei principali problemi da risolvere riguardava le performance. L’Ente infatti non disponeva di una procedura codificata (disciplinare) per la gestione dei provvedimenti, spesso richiesti con modulistica disomogenea, che portava ad un allungamento dei tempi di gestione delle pratiche. Era necessario quindi uniformare i moduli di richiesta, mappare e automatizzare parte dei flussi operativi nonché garantire il controllo dei tempi di lavorazione per rispettare standard nazionali ed erogare servizi migliori, in tempi certi. Senza processi codificati e in mancanza di sistemi di controllo, risultava difficile anche fare le corrette verifiche contabili e le relative riconciliazioni, spesso gestite solo su carta. Era fondamentale, dunque, per l’Amministrazione dematerializzare e digitalizzare tutte le procedure garantendo la sicurezza dei dati e della loro archiviazione per assicurare qualità, trasparenza ed efficienza di servizio. Requisito imprescindibile per Regione Basilicata era lo sviluppo di una soluzione che permettesse all’Amministrazione di mantenere un buon grado di autonomia e flessibilità, evitando stretti legami con il fornitore IT.
La soluzione
Nel perimetro dell’Accordo Quadro CONSIP in relazione ai Servizi gestionali Integrati per le Pubbliche Amministrazioni, Deda Next si è aggiudicata l’appalto per la realizzazione della Piattaforma dei Servizi Digitali Regionali. Con l’obiettivo di realizzare un unico punto di accesso web ai servizi della Regione, Dedagroup ha progettato in chiave funzionale e architetturale il nuovo sistema, sviluppando un’unica piattaforma digitale per la gestione omogenea e uniforme dei servizi, abilitando dapprima i procedimenti del Dipartimento Ambiente (Concessione demaniale, Nulla-osta idraulico, Autorizzazione provvisoria, Parere di compatibilità) considerato ambito strategico dall’Amministrazione.
La piattaforma si compone di un front-office che permette all’utente l’autenticazione, la scelta guidata del procedimento, la compilazione guidata della pratica, la consultazione e l’invio. Il sistema inoltre assiste l’utente nella selezione della giusta pratica da compilare sia con un’alberatura che con una ricerca semantica a testo libero che lo accompagna fino all’individuazione del corretto procedimento. Una volta inviata, la pratica viene gestita contestualmente dall’Ente, protocollata e notificata al richiedente.
Indispensabile l’integrazione con le piattaforme nazionali (SPID, CIE, ANPR, pagoPA) che permettono all’utente un’autenticazione sicura e univoca per firmare i documenti, accedere alla personale sezione del sito dell’Amministrazione in cui monitorare lo stato di avanzamento delle pratiche nel pieno principio di trasparenza, ricevere le notifiche relative e pagare eventuali oneri richiesti. Tutto in modalità full digital.
La piattaforma mette a disposizione anche un back-office per la gestione omogenea delle pratiche che, grazie a sistemi di workflow management e flussi autorizzativi prestabiliti, garantisce un’efficiente gestione dell’iter amministrativo in ogni sua fase: protocollazione, assegnazione all’ufficio competente, valutazione, integrazioni, approvazione o rigetto, comunicazione al richiedente.
Per garantire la piena gestione digitale, la piattaforma dispone di un sistema integrato per la convocazione della conferenza di servizio semplificata. Gli Enti terzi coinvolti nel processo possono quindi collegarsi per accedere alle istanze ed esprimere un parere (VVFF, Soprintendenza dei beni culturali…) risolvendo potenzialmente anche la criticità relativa alla trasmissione di allegati di grandi dimensioni via PEC.
Per soddisfare le esigenze espresse in relazione alla gestione documentale, Dedagroup ha proposto l’utilizzo -pienamente integrato con la piattaforma- della soluzione proprietaria Folium, perfettamente aderente alle necessità del cliente e ai principali standard archivistici internazionali.
Totalmente web based e sviluppata con tecnologie open, per realizzare i servizi documentali a norma, Folium è una soluzione modulare concepita per fornire una risposta efficace per governare e verificare le fasi del ciclo di vita del documento informatico: dalla creazione/acquisizione fino alla sua archiviazione e conservazione, consentendo l’adeguata gestione dell’intero flusso del documento (redazione, registrazione, validazione, approvazioni, visti, firme, pubblicazione, conservazione, scarto) includendo la possibilità di visualizzare lo stato degli avanzamenti, gli eventuali ritardi e gli accessi. Tale aspetto risponde alla necessità del cliente di monitorare le performance rispetto ai tempi di gestione delle singole pratiche con evidenza degli scostamenti rispetto agli SLA definiti dalla normativa nazionale e dalla Regione stessa.
La piattaforma sviluppata da Deda Next permette un alto grado di configurabilità e garantisce anche la giusta autonomia di gestione dei sistemi da parte dell’Amministrazione che può intervenire su workflow, utenti, standard di modulistica.
La soluzione garantisce inoltre grande flessibilità e scalabilità che permettono all’Amministrazione di estendere l’utilizzo del sistema sulla base di nuove esigenze future.
L’adozione del sistema da parte degli utenti è stata supportata con corsi di formazione erogati tramite sessioni webinar, video tutorial e FAQ, guidando gli utenti non solo nel corretto utilizzo delle funzionalità dell’applicativo ma anche nella comprensione dei processi amministrativi e di gestione archivistica dei documenti.
Per lo sviluppo del progetto Dedagroup ha adottato la metodologia Agile SCRUM che ha permesso la collaborazione tra i gruppi di sviluppo e il cliente, coinvolgendolo nelle diverse fasi di progetto. Questo ha garantito non solo una stretta aderenza alle aspettative ma anche una velocità di esecuzione del progetto stesso in relazione a tempistiche e standard qualitativi attesi, nonostante sia stato gestito interamente da remoto -a causa delle restrizioni legate alla pandemia COVID19- e i team inter-funzionali non si conoscessero e fossero geograficamente distribuiti.
Grazie a questo progetto Regione Basilicata dà concretamente applicazione al programma di governo “la Basilicata del futuro” avvicinando cittadini e amministrazione, rispondendo velocemente ed efficacemente alle loro richieste.
Il risultato
Il progetto, da poco avviato e in continua evoluzione, vedrà tra le prossime realizzazioni l’estensione del sistema su tutti i procedimenti Regionali e l’integrazione con banche dati esterne e interne all’amministrazione (Catasto, SIT, CCIAA, ASL, ARPA…) abilitando così la Regione Basilicata al principio del once-only grazie al quale l’utente avrà il vantaggio di risparmiare tempo e denaro, trovando a disposizione in modalità precompilata tutte le informazioni già dichiarate precedentemente alla Pubblica Amministrazione, migliorando anche la user experience generale del servizio.
Presto, quindi, per parlare di risultati anche se i primi sono già evidenti ed hanno riguardato l’efficienza interna con una significativa riduzione dei tempi di gestione delle pratiche, grazie anche al ridisegno dell’intero processo, e dei costi operativi legati soprattutto alla piena dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti.
Grazie alla soluzione di Dedagroup, Regione Basilicata oggi può garantire i principi di legalità, trasparenza e sicurezza dei dati nonché il monitoraggio delle performance e la la standardizzazione di processo pienamente in linea con le indicazioni del Piano Triennale AgID e delle più recenti missioni del Recovery Fund.
